Какие задачи вас ждут:• Организация и координация деятельности музея;• Прием и распределение входящих звонков и корреспонденции, включая подготовку для отправки и отправку документов по Почте России;• Регулирование процесса работы с посетителями и гостями музея;• Ведение делопроизводства и документооборота:- подготовка и передача документации на подпись генеральному директору учреждения;- передача подписанной генеральным директором документации руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям;- подготовка проектов приказов по основной деятельности, регистрация, согласование с заведующим отделом, согласование с руководителями структурных подразделений, передача на подпись генеральному директору;- загрузка входящей документации во внутреннюю систему электронного документооборота учреждения, ознакомление с Рабочими группами, членами комиссии и исполнителями;- мониторинг и контроль сроков исполнения;- обеспечение хранения документации в электронном виде.• Организация работы по подготовке и проведению совещаний и заседаний:- составление протоколов совещания/заседания;- последующее ознакомление с протоколами руководителей структурных подразделений и ответственных исполнителей совещания/заседания; - мониторинг и контроль сроков исполнения.• Ведение учета документации, систематизация и хранение приказов по основной деятельности, ведение журнала регистрации приказов по основной деятельности.

В связи с расширением штата в команду музея требуется секретарь - главный организатор и координатор, ключевой административный специалист одного из крупнейших музеев в стране. Вы получите возможность погрузиться в мир искусства и культуры, приобретете ценный опыт работы в престижном учреждении. Условия труда:•Официальное трудоустройство согласно Трудовому кодексу РФ •График работы 5/2 (9, 00-18, 00), стабильная заработная плата (обсуждается индивидуально на собеседовании) •Возможность профессионального роста и участия в престижных культурных мероприятиях

График работы: Полный рабочий деньОпыт работы: От 1 годаТребования: Требования:• высшее образование (преимущество);• опыт работы секретарем от 1-2 лет (преимущество);• уверенное владение ПК (MS Office, электронная почта, системы документооборота);• самостоятельность и оперативность в поиске информации, опыт работы с большим объемом данных;• способность работать в условиях многозадачности.Мы ждем, что вы:• обладаете высоким уровнем грамотной устной, письменной речи и общей культуры;• внимательны к деталям, аккуратны в работе с документами;• ответственны, пунктуальны, стрессоустойчивы;• имеете хорошие коммуникативные навыки;• умеете анализировать и прогнозировать деятельность в порученной сфере;• умеете грамотно организовать рабочий процесс и эффективно планировать рабочее время.